Privacy policy

1. General - what is the purpose of this privacy policy?

1.1. The website available at the address upstairshotel.com (hereinafter: the "Website") is operated by and is the property of Upstairs Oostende Uitbating BVBA, with company number BE 0677.727.122 and with its registered office at Hertstraat 15, 8400 Oostende (hereinafter also: "Controller", "we" or "us").

1.2. This privacy policy aims to inform you about the processing of your personal data on or through the Website. This privacy policy aims to ensure proper and transparent processing of your personal data.

We strongly recommend that you read this privacy policy carefully.

1.3. This privacy policy only applies to the processing of your personal data on or via the Website by the Controller and/or by processors (e.g. external service providers or subcontractors) who process your personal data on our behalf and who have concluded a processing agreement with us to that end.

This privacy policy further does not in any way cover the privacy policies of other websites or applications referred to via (even authorised) hyperlinks on the Website or of companies or entities that advertise our services.

1.4. We are responsible for the processing of your personal data. As data controller, we take all appropriate technical and organisational measures so that the processing would comply with the Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 (hereinafter "GDPR"). Our appointees or employees who have access to your personal data are equally obliged to comply with the GDPR.

1.5. This privacy policy is made available to you electronically and can be consulted at any time under the "Privacy Policy" section on the Website. In case of requests or additional questions, please always send an e-mail to: privacy@upstairshotel.com. We will inform you of the action taken on your request or question at the latest within one month of receiving it.

1.6. Controller reserves the right to amend this privacy policy at any time. This privacy policy was last amended on 5 October 2022.

1.7. We should remind you that in order to upload or post on the Website any information relating to other persons, you must always have the express consent of the person(s) concerned.

2. Who are we and how to contact us ?

Legal form: BVBA

Company name: Upstairs Oostende Uitbating BVBA

Company name: Upstairs Hotel

Registered office: Hertstraat 15, 8400 Oostende

VAT number: BE 0677.727.122

Telephone number: 059 46 66 66

E-mail: privacy@upstairshotel.com

Hyperlink(s) Website: upstairshotel.com

3. Contact details Data Protection Officer

Tomas S. - privacy@upstairshotel.com - 059 80 66 11

4. For what purposes do we process your personal data?

We process your personal data communicated by you on or through the Website only in order to:

Direct marketing.

Statistical purposes.

5. What is the legal basis for processing your personal data?

5.1. We process your personal data if: the data subject has consented to the processing of their personal data for one or more specific purposes.

5.2. In any event, from the moment you have consented to our privacy policy - by clicking the ok button prior to using the Website and/or processing personal data on or through the Website - you give us your free, specific, informed and unambiguous consent to process your personal data and expressly agree to the manner in which they are processed as set out in this privacy policy.

6. What personal data do we process?

6.1. On or through the Website, we only process, and to the extent you provide, the following personal data: Identification data .

6.2. Among other things, we also process the following data: device data, log file data such as IP address, browser and operating system, the external website that referred you and the pages you visited on the Website (and the date and time of the pages you visited). This data is processed automatically (even without any registration), only for statistical purposes and with a view to further improving the Website.

7. Who else receives and/or processes your personal data (in addition to Processor)?

On our behalf, your personal data are also processed by our IT supplier SKINN, among others. This processing is regulated in a processing agreement we have concluded with them.

The mailing system Revinate also uses your e-mail address to send mailings.

8. Do we transfer your personal data to (companies or entities in) non-EU countries?

No

9. Where, how and for how long do we store your personal data ?

9.1. Your personal data are stored on a secure server of Combell and Revinate

9.2. We will keep your personal data no longer than necessary to achieve the purposes set out in article 4. In this respect, we may therefore keep your personal data for some time. In any event, we will not keep your personal data longer than retention periods.

10. What are your rights?

10.1. You have the right to request us to:

- inspection of your personal data;

- correction (rectification) or deletion (erasure) of your personal data;

- restriction of the processing relating to you.

10.2. You have the right to object to the processing of your personal data. You may object to the processing of your personal data for direct marketing at any time and free of charge.

10.3. You have the right to transfer your personal data to another controller.

10.4. If the processing of your personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. However, withdrawing your consent does not operate retroactively and does not affect the lawfulness of the processing based on your consent before its withdrawal.

10.5. You have the right to complain to the Privacy Commission / Data Protection Authority.

10.6. The exercise of the above rights is subject to the requirements and conditions set out in the GDPR.

10.7. To exercise the above rights, simply send us a request at

privacy@upstairshotel.com where you must provide adequate identification.

11. Quelles sont nos obligations ?

11.1. Nous prenons toutes les mesures appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques et à la protection de vos données personnelles.

11.2. Nous tenons un registre de traitement qui décrit également la (catégorie de) traitement de vos données personnelles.

11.3. [Si applicable - Nous avons désigné un délégué à la protection des données qui nous informe et nous conseille sur nos obligations en vertu du GDPR, surveille la conformité au GDPR et est le point de contact avec les autorités compétentes en matière de protection de la vie privée].

11.4. Nous coopérons avec les autorités compétentes en matière de protection de la vie privée (à leur demande).

11.5. Si nécessaire et/ou requis, nous signalerons les incidents de sécurité ou les violations de données (y compris le traitement illégal, la perte, l'indisponibilité, la destruction, l'endommagement ou la diffusion non autorisée de vos données personnelles) à la Commission de la protection de la vie privée / à l'Autorité de protection des données immédiatement et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance.

Dans le cas où une telle violation est susceptible de présenter un risque élevé pour vos droits, et dans les conditions prévues par le GDPR, nous vous en informerons également.

Au cas où vous auriez connaissance de quelque manière que ce soit d'une telle violation concernant vos données personnelles ou celles d'autres personnes, veuillez nous contacter à l'adresse électronique privacy@upstairshotel.com.

11.6. Si nous devions utiliser certaines nouvelles technologies ou applications pour traiter vos données à caractère personnel, qui seraient susceptibles de vous faire courir des risques élevés en matière de protection des données, nous procéderons, dans les conditions prévues par le GDPR, à une évaluation dite " d'impact sur la protection des données " (DPIA) et, si nécessaire, consulterons préalablement la Commission de la protection de la vie privée / l'Autorité de protection des données à cet égard.

12. Cookies

12.1. Le site Web utilise des "cookies" afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs et de recueillir des statistiques sur les visiteurs du site. Les cookies sont de petits fichiers de données stockés sur votre ordinateur par le navigateur lorsque vous consultez un site web et facilitent l'interaction entre le visiteur et le site web. Les cookies ne contiennent pas de données personnelles.

12.2. À partir du moment où vous avez accepté notre politique de confidentialité, y compris la politique en matière de cookies, en cochant la case de description avant d'utiliser le site Web, vous nous donnez un consentement libre, spécifique, éclairé et sans ambiguïté à l'utilisation de cookies sur le site Web.

Les types de cookies suivants sont utilisés sur le site web :

i. Cookies temporaires : ces cookies sont supprimés dès que vous fermez votre navigateur et sont indispensables pour vous permettre de naviguer sur le Site Internet.

ii. Les cookies permanents : ces cookies sont utilisés pour envoyer des informations au serveur web de Combell chaque fois qu'une personne visite le Site web et restent stockés sur votre ordinateur pendant une période plus longue. Ces cookies sont activés chaque fois que vous visitez le site web.

iii. Cookies fonctionnels : ces cookies sont utilisés pour que le site Web fonctionne correctement.

iv. Cookies non fonctionnels : ces cookies peuvent être utilisés à des fins statistiques, entre autres.

12.3. Vous avez le droit de vous opposer, sur demande et gratuitement, à l'utilisation préalablement autorisée des cookies susmentionnés. Vous pouvez adresser cette demande à privacy@upstairshotel.com à tout moment.

12.4. Le site Web utilise Google Analytics, un service d'analyse du Web fourni par Google Inc ("Google"). Google Analytics utilise des cookies pour aider le site Web à analyser la façon dont les utilisateurs utilisent le site. Les informations générées par les cookies concernant votre utilisation du site Web (y compris votre adresse IP) sont transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées. Google utilise ces informations pour déterminer comment vous utilisez le site Web, pour compiler des rapports sur l'activité du site Web à l'intention des exploitants de sites Web et pour fournir d'autres services liés à l'activité du site Web et à l'utilisation d'Internet. Google est susceptible de communiquer ces informations à des tiers si la loi l'y oblige ou dans la mesure où ces tiers traitent ces informations pour le compte de Google. Google ne combinera pas votre adresse IP avec d'autres données détenues par Google.

12.5. L'utilisation de cookies peut être désactivée via votre ordinateur ou autre appareil (paramètres de votre navigateur web). Toutefois, cela peut empêcher le site Web de fonctionner correctement.

Des questions ? N'hésitez pas à nous contacter : privacy@upstairshotel.com